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麥肯錫高效工作的3大秘訣:告別抓狂,去做該做

麥肯錫高效工作的3大秘訣:告別抓狂,去做該做

發(fā)布日期:2016-09-13 10:23 來(lái)源:未知 點(diǎn)擊:

一、工作秩序條理化

(1)把辦公桌上所有與正在做的工作無(wú)關(guān)的東西清理干凈。必須確保你現在所做的工作應該是此刻最重要的工作。

(2)在你準備好辦理其他事情之前,不要把與此無(wú)關(guān)的東西放到辦公桌上。這就意味著(zhù),所有的工作項目都應該在檔案中或抽屜里占有一定的位置,并把有關(guān)的東西放到相應的位置上。

(3)要力戒由于有吸引的干擾或因你厭煩了手頭上的工作,而放下正在做的事情去干其他呼聲較高的工作。一定要保證你在結束這項工作之前,為它采取了所有應該采取的處理措施。

(4)按規則把已經(jīng)處理完畢的東西送到適應的地方去。再核對一下剩下的重點(diǎn)工作,然后再去開(kāi)始進(jìn)行第二項最重要二的工作。

二、工作方法多樣化

1.綜合。即在同一時(shí)間內綜合進(jìn)行多項工作。

我們說(shuō),辦事要有順序,并不是同一時(shí)間內只能辦一件事,而是運用系統論、運籌學(xué)等原理,可以同時(shí)綜合進(jìn)行幾項工作。在管理學(xué)中,把工作單方向一件一件依次進(jìn)行的辦法,叫做垂直型工作。就像站著(zhù)一大排人,一個(gè)一個(gè)地傳遞磚頭,這樣做效率比較低。反之,如果把各項工作綜合起來(lái)統一安排,效率就會(huì )大大提高。

2.結合。即把若干步驟結合起來(lái)。例如有兩項或幾項工作,它們既互不相同,又有類(lèi)似之處,互有聯(lián)系,實(shí)質(zhì)上又是服務(wù)于同一目的的,因而可以把這兩項或幾項工作結合為一,利用其相同或相關(guān)的特點(diǎn),一起研究解決。這樣自然就能夠省去重復勞動(dòng)的時(shí)間。

3.重新排列。即改變步驟的順序,也就是要考慮做工作時(shí)采取什么樣的順序最合理,要善于打破自然的時(shí)間順序,采取電影導演的“分切”、“組合”式手法,重新進(jìn)行排列。

例如,一天工作下來(lái)很疲乏,晚上又要上夜校,那么就應該把休息時(shí)間提前,從床上移到其它地方,如在公共汽車(chē)上趁機閉目養神,可保證晚上精力充沛。

4.變更。即改變工作方法。

改變工作的手法大體有兩種,一種是“分析改善方式”,即對現行的手段方法認真、仔細地加以分析,從中找出存在的問(wèn)題,即找出那些不合理和無(wú)效的部分,加以改進(jìn),使之與實(shí)現目標要求相適應。

一種是“獨創(chuàng )改善方式”。即不受現行的手段、方法的局限,在明確的目的基礎上,提出實(shí)現目的的各種設想,從中選擇最佳的手段和方法。

5.穿插。盡可能把不同性質(zhì)的工作內容互相穿插,避免打疲勞戰,如寫(xiě)報告需要幾個(gè)小時(shí),中間可以找人談?wù)剟e的事情,讓大腦休息一下;又如上午在辦公室開(kāi)會(huì ),下午到群眾中去搞調查研究。

6.代替。即把某種要素換成其他要素。如能打電話(huà)的就不寫(xiě)信,需要寫(xiě)信的改為寫(xiě)便條,需要每周出訪(fǎng)的改為隔周一次,在不出訪(fǎng)的那一周里,可用電話(huà)來(lái)代替出訪(fǎng)。

7.標準化。即用相同的方法來(lái)安排那些必須時(shí)常進(jìn)行的工作。比如,記錄時(shí)使用通用的記號,這樣一來(lái)就簡(jiǎn)單了。對于經(jīng)常性的詢(xún)問(wèn),事先可準備好標準答復。


三、工作內容簡(jiǎn)明化

最容易不過(guò)的是忙碌,最難不過(guò)的是有成效地工作。而化繁為簡(jiǎn),善于把復雜的事物簡(jiǎn)明化,是防止忙亂、獲得事半功倍之效的法寶。

美中貿易全國委員會(huì )主席唐納德.C.伯納德在《提高生產(chǎn)率》一書(shū)中講到提高效率的“三原則”,即為了提高效率,每做一件事情時(shí),應該先問(wèn)三個(gè)“能不能”:即能不能取消它?能不能把它與別的事情合并起來(lái)做?能不能用更簡(jiǎn)便的方法來(lái)取代它?根據這個(gè)啟示,我們在檢查分析每項工作時(shí),首先問(wèn)一問(wèn)以下六個(gè)問(wèn)題:

(1)為什么這個(gè)工作是需要的?是根據習慣而做的嗎?可不可以把這項工作全部省去或者省去一部分呢?

(2)這件工作的關(guān)鍵是什么?做了這件工作之后會(huì )出現什么過(guò)去沒(méi)有的新效果?

(3)如果必須干這件工作,那么亦以御冬哪里干?既然可以邊聽(tīng)音樂(lè )邊輕松地完成,還用得著(zhù)呆在辦公桌旁冥思苦想嗎?

(4)什么時(shí)候干這件工作好呢?是否要在效率高的寶貴時(shí)間里干最重要的工作?是否為了能“著(zhù)手進(jìn)行”重要工作,用了整天的時(shí)間去使工作“條理化”,結果把時(shí)間用完了,而所料理的只不過(guò)是些支離破碎的事情?

(5)誰(shuí)干這件工作好呢?是自己干還是安排別人去干?

(6)這件工作的最好做法是什么?是抓住主要矛盾而迎刃而解,收到事半功倍的效果?還是應采取最佳方法而提高效率?

然后在對每一項工作分析檢查之后,再采取如下步驟:

(1)省去不必要的工作。

(2)使工作順序合理,干起來(lái)得心應手。

(3)兩件或兩件以上的工作能夠合并起來(lái)做的就聯(lián)系起來(lái)做。

(4)盡可能使雜七雜八的事務(wù)性工作簡(jiǎn)單化。

(5)預先訂好一項工作的程序。增強工作預見(jiàn)性,走一走,看兩步,想三步,提高決策的效率和準備性,減少決策過(guò)程的時(shí)間并使決策無(wú)誤。

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